🚀 Comment automatiser sans coder dans Zoho CRM ?

Zoho CRM est connu pour être une solution low code, mais quand il s'agit d'automatiser, ce n'est pas toujours simple de s'y retrouver : Macros, Workflows, Cadences ou Blueprints ? Et Zoho Flow, quels usages ?

👉 C’est précisément ce qu’on va explorer dans cet article !

L’objectif : vous montrer comment il est possible de gagner du temps, fiabiliser vos processus, et améliorer la productivité de vos équipes commerciales — sans écrire une ligne de code.

🧩 Les différentes options d’automatisation (du plus simple au plus avancé)

🔁 1. Les Macros – L’automatisation manuelle, rapide et pratique

Les macros permettent d’exécuter en un clic une série d’actions prédéfinies, sur une fiche précise, pour gagner du temps sur les tâches répétitives.

Exemples d’usage :

• ✉️ Envoyer un e-mail type

• 📝 Mettre à jour plusieurs champs

• 👤 Assigner un enregistrement

  
  

💡 Idéal pour les actions ponctuelles ou les processus flexibles, sans devoir configurer un workflow complet.

⚙️ 2. Les Workflows – Le socle de vos automatisations “métier”

Les workflows permettent de déclencher automatiquement des actions à partir de critères bien définis.

Actions possibles :

• 🛠 Mise à jour de champs (y compris entre modules)

• ✉️ Envoi d’e-mails

• ✅ Création de tâches

• 🔔 Notifications internes

• 🧾 Création de nouvelles entrées

• 🧠 Déclenchement de fonctions ou de webhooks

  
  

🔍 Pour créer un bon workflow, il vous faut :

• Un événement déclencheur (ex : création, modification, date atteinte)

• Des critères d’inclusion/exclusion (ex : statut, source, date passée, bref tout champ dans votre CRM peut être utilisé)

• Des exceptions (pour exclure certains cas automatiquement)

  
  

💡 Parfait pour automatiser vos règles de gestion, à condition de bien poser vos filtres, vos critères de cortie et vos cas d’exclusion !

📬 3. Les Cadences – Les séquences de relance intelligente

Nouvelle fonctionnalité de Zoho CRM, les cadences permettent de créer des séquences conditionnelles d’e-mails, d’appels ou de tâches, selon le comportement du prospect.

Exemple de scénario :

• 📅 J+1 : envoi d’un e-mail

• 👀 Si ouvert → attendre 3 jours → e-mail n°2

• ❌ Si non ouvert → e-mail de relance différent

• 🔗 Si cliqué → tâche d’appel automatique

  
  

🔄 Une logique “marketing automation” intégrée à Zoho CRM, sans besoin d’outil externe comme Zoho Campaigns.

👁 Gros + : la visibilité en temps réel sur les étapes exécutées et celles à venir pour chaque contact.

🧭 4. Les Blueprints – Encadrer un processus de A à Z

Les Blueprints permettent de modéliser un processus structuré : commercial ou tout autre processus métier associé à un module de votre CRM, en définissant des étapes, des règles de transition et des actions.

Exemples d’usage :

• 🔄 Passer une affaire de "Devis envoyé" à "Négociation"

• 🧾 Rendre obligatoire la mise à jour d'un champ ou l'ajout d’une note

• ⏰ Alerter si un délai est dépassé sur une étape

• 🧭 Guider l’utilisateur étape par étape, sans “sauter” de phase
  

💡 Excellent pour les processus bien définis, mais attention : nécessite une réflexion assez poussée pour coller à la réalité du terrain, et peu d’exceptions pour rester fluide à l’usage.

🧩Et dans quels cas peut on utiliser Zoho Flow ?

Zoho Flow est un peu à part dans ce sujet, car il implique d'utiliser un outil complémentaire à CRM, c'est une plateforme d’intégration low-code proposée par Zoho (elle est incluse dans Zoho One) et elle permet de connecter différentes applications entre elles et de créer des automatisations multi-outils, sans avoir besoin de développer.

👉 On peut le comparer à Zapier ou Make (Integromat), mais nativement intégré dans l’écosystème Zoho, avec une interface visuelle simple et des dizaines de connecteurs prévus pour les apps du marché.

🧰 Ce que permet Zoho Flow

• 🔗 Connecter des applications entre elles (Zoho ou tierces) pour créer ou modifier de la donnée

• 🧠 Créer des scénarios d’automatisation conditionnels (si A se passe, alors faire B, mais seulement si C)

• ⏱️ Déclencher des actions en temps réel ou différé, y compris des envois de notifications

• 🧾 Créer des workflows inter-applications Zoho pour compléter les synchronisations natives

• 👁️‍🗨️ Superviser facilement les flux actifs et leurs historiques d’exécution

✅ Exemples concrets d’usage

• CRM + Sign : Lorsqu’une Affaire est gangée dans Zoho CRM, envoyer automatiquement un document via Zoho Sign (contrat, NDA...)

• CRM + Google Sheets : Ajouter une nouvelle ligne dans un Google Sheet quand une affaire passe en statut "gagné"

• CRM + Slack : Envoyer une notification à un canal Slack quand un nouveau lead est créé

💡 Quand utiliser Zoho Flow ?

✔️ Il faut connecter plusieurs applications entre elles (internes ou tierces)

✔️ Les workflows de Zoho CRM ne suffisent pas (car limités à une seule application)

✔️ L'objectif est d'automatiser des processus transverses (ex : prévente > vente > facturation > support) 🔔 En revanche, pour des automatisations interne au CRM uniquement, un workflow classique ou une cadence sera plus adapté (plus simple, plus intégré).

⚠️ Actuellement bien que Zoho Flow se soit beaucoup enrichi et est en continuelle évolutions, il ne supporte pas encore autant de solutions et de déclencheurs qu'un Zapier ou un Make.

✅ Conclusion :

Zoho CRM propose une boîte à outils complète pour automatiser sans coder :

• 🔁 Macros pour les actions manuelles rapides

• ⚙️ Workflows pour toutes les automatisations

• 📬 Cadences pour des relances intelligentes

• 🧭 Blueprints pour encadrer vos processus structurés

• 🧩 Zoho Flow vous permet d'aller plus loin avec des automatisations cross-applications !

🔗 Voilà, il ne vous reste plus qu'à combiner intelligemment tout cela selon vos besoins ! Vous êtes prêt ?

📣 Sinon, je suis là pour vous aider !

🎥 Suivez mon prochaine webinaire pour approfondir ces outil, avec des cas concrets et des astuces de consultant.

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